Alternatief gebruik van kanalen
Communicatietypes als kanalen
Tools zoals Microsoft Teams of Slack laten toe om berichten te categoriseren in 'kanalen' (of 'Channels') per team:
Kanalen worden meestal gebruikt om gesprekken inhoudelijk te categoriseren, zoals in het voorbeeld hierboven: 'Marketing' of 'Performance'. Vergelijk het beetje met de mappen die we aanmaken in onze e-mail om de inkomende post te sorteren. Zoals we dat zo vlijtig geleerd hebben bij de fameuze 'postbak oefening'.
De folderstructuur in onze e-mail is een persoonlijke keuze. Die weerspiegelt hoe wij - als individu - efficiënt structuur brengen in onze inkomende e-mails. Maar Teams of Slack is bedoeld voor teams. En niet elk teamlid zal noodzakelijk dezelfde voorkeur hebben wat betreft het ordenen van berichten. Met als gevolg dat een bericht dat één persoon spontaan onder 'Marketing' zal klasseren, door iemand anders misschien in het 'Performance' kanaal kan ondergebracht worden.
Communicatiecategorie
Een alternatief voor inhoudelijke categoriën is om berichten te ordenen volgens een communicatiecategorie. Dit zegt eerder iets over het type communicatie dan over de inhoud van het bericht. Je kan als team bijhorende afspraken maken per type communicatie. In de tabel hieronder vind je enkele voorbeelden die dit illustreren. In de eeste kolom staat de naam van het kanaal, in de tweede kolom een omschrijving van deze communicatiecategorie en in de derde kolom staat de afspraak die het team hierover maakte.
Telex
Informatie voor het ganse team, iedereen dient dit te weten.
Volg dit kanaal minstens twee keer per dag én reageer als teken dat je het bericht gelezen hebt (een like mag ook).
Groepsgesprek
Groepsgesprekken zoals we die vroeger face-to-face tijdens onze teammeetings voerden.
Het volstaat om tweemaal per week dit kanaal te lezen én je mening over de nieuwe berichten te delen. De groepsgesprekken blijven een tweetal weken lopen.
Weetjes
Best-practices uit je dagelijks werk waarvan je denkt dat dit ook voor je collega's handig kan zijn.
Probeer die één tot twee keer per week te lezen. Degene die hier iets deelt, vermeldt bij de tip ook waarom hij denkt dat die handig kan zijn voor collega's. Dat geeft meteen ook de grotere context weer.
Door selectief om te gaan met de urgentie van berichten, beperk je ook de informatietoevloed. Niet elk bericht is immers even belangrijk. Je schakelt alleen de (pop-up) notificatie in voor het eerste kanaal, het 'telex' kanaal, want dat is iets wat je snel moet weten. Voor de twee andere kanalen is het niet nodig om de automatische notificatie in te schakelen. Deze zijn niet belangrijk genoeg om je uit je werkconcentratie te halen.
Berichten worden op deze manier niet volgens inhoud gecategoriseerd, maar volgens het type communicatie. De interne teamcommunicatie verloopt effectiever omdat de categorie ook meteen iets zegt hoe urgent een bericht is, hoe snel je het moet lezen of hoe snel je er eventueel op moet reageren.